Un evento puede organizarse a lo largo de semanas y meses. Por ello, es habitual que nos centremos en el pre evento. Es decir, en todas aquellas acciones que debemos realizar previamente para conseguir que sea un éxito. En el último artículo del blog os conté cómo organizar un evento con éxito y hoy os explico lo que debes hacer una vez que haya terminado.

Tabla de contenidos

El post evento: cómo culminar con éxito un evento

Las acciones que llevemos a cabo durante el evento y posteriormente son fundamentales para garantizar su éxito. A continuación encontrarás algunas ideas y consejos para culminar este acontecimiento de la mejor manera posible.

1- Da las gracias

Dar las gracias a las personas que han colaborado contigo, a empleados, asistentes, participantes o proveedores es fundamental. Agradéceles su trabajo y dales un buen feedback que les ayude a mejorar.

2- Haz autocrítica

Ningún evento es perfecto. Siempre hay cosas que se pueden mejorar, errores que podrían haberse resulto mejor, situaciones que se podrían haber evitado,… Hasta en el mejor evento siempre hay algo que se puede mejorar. Identifícalo, haz autocrítica y piensa cómo puedes mejorar esa situación para la próxima ocasión.

3- Mide los resultados

¿Sabes lo que es el ROI? Es el retorno de la inversión que hemos hecho para ese acontecimiento. En cualquier evento debemos medir su ROI para valorar el gasto, la satisfacción y la repercusión que nos genera. Descubre aquí como medir el retorno de la inversión en un evento.

4- Redes sociales

Según el tipo de evento que hayamos organizado las redes sociales tendrán un mayor o un menor protagonismo. Si el evento es público y lo hemos anunciado previamente en las redes sociales, es aconsejable hacer un seguimiento durante el mismo.

Si es privado también podemos publicarlo una vez que haya terminado. Recuerda que lo que no se comunica no existe, por lo que es importante contar qué hemos hecho, cuándo, dónde y para qué.

1- Crea un hashtag

Crea un hashtag del evento y dalo a conocer entre los invitados para que puedan subir sus fotografías y sus impresiones a sus redes sociales. Al día siguiente haz un seguimiento de este hashtag para saber su impacto y su alcance.

2- Publica en tus redes sociales

Haz tus propias publicaciones tanto antes del evento, como durante y por, supuesto, posteriormente. Prepara un plan de social media previamente y síguelo. No olvides contar con un community manager que haga un trabajo de calidad. Dejar este trabajo en manos de personas inexpertas puede darnos un disgusto o trasmitir una idea equivocada del acontecimiento.

3- Mide el impacto

Mide el impacto de tus publicaciones y su alcance. Utiliza alguna herramienta de medición de redes sociales para generar un reporte que te ayude a medir el éxito de tu evento en las diferentes redes sociales que existen.

5- Influencers

¿Has contratado influencers o personajes públicos? Entonces debes saber si han cumplido su parte del contrato y si su contratación ha merecido la pena. ¿Han generado el impacto que pretendías? Aunque no suele haber efectos inmediatos debes medir desde el primer día para conocer el ROI y estar preparado para futuros eventos.

6- Periodistas

Hay muchos eventos cuyo principal objetivo es dar a conocer una marca, un producto o una noticia. Y, aunque un evento no es una rueda de prensa, en ocasiones se utilizan para hacer anuncios y muchos periodistas son invitados.

Este tipo de acontecimientos también sirven para hacer networking con medios de comunicación y tener una relación más fluida con los periodistas del sector. En cualquier caso, en este artículo tienes todas las claves para saber cómo contactar con los periodistas y conseguir su asistencia.

7- El evento en los medios de comunicación

Hay eventos que pueden convertirse en noticia. En ese caso debes enviar una nota de prensa a los medios de comunicación. La inmediatez es fundamental por lo que trata de enviar la nota de prensa en las horas siguientes al acontecimiento e intenta no demorarte más de un día.

Envía la nota de prensa con una cuidada selección de fotografías e incluso con un vídeo.

8- Reporte final

Una vez que hayas completado todos los pasos anteriores debes generar un importe final en el que expliques detalladamente los costes del evento, el ROI, asistentes, su impacto en las redes sociales, clipping de prensa, etc…

Este reporte será fundamental para estudiar la viabilidad de futuros eventos y para mejorar la gestión del mismo si vuelve a publicarse.

Ahora ya sabes lo que debes hacer cuando finalice tu evento. Espero que te resulte útil y cómo siempre puedes escribirme un comentario.

¡Gracias por leerme! 🙂