¿Tienes que organizar una rueda de prensa? En este artículo encontrarás todos los pasos a seguir para organizar una rueda de prensa y no morir en el intento. Las ruedas de prensa son una herramienta importante dentro de la estrategia de comunicación externa de una entidad, asociación, organización o empresa. Por ello puedes aprovecharlas para conseguir la repercusión que deseas de una forma más amplia que con una nota de prensa.
Sin embargo, organizar una rueda de prensa no es fácil. Encontrarse con una sala vacía no es nada agradable ni para los organizadores ni para los intervinientes ni para los asistentes. Por esta razón, te dejo esta guía para que consigas que tu convocatoria sea todo un éxito.
Tabla de contenidos
¿Cuándo puedo organizar una rueda de prensa?
Las redacciones de los medios de comunicación cada vez están más mermadas y es difícil conseguir que los periodistas salgan a la calle. Además, muchos periodistas trabajan de manera freelance por lo que solo acuden a ruedas de prensa que saben que pueden vender a los medios de comunicación. Es decir, para organizar una rueda de prensa debes de tener una noticia importante. Esto te garantizará la asistencia de periodistas y evitarás que la sala quede vacía.
Cada sector es diferente por lo que no podemos generalizar, pero si crees que lo que vas a contar que en la rueda de presa lo puedes enviar en una nota de prensa hazlo así. Es decir, no esperes que los periodistas acudan a cubrir todas tus noticias. Utiliza las notas de prensa como elemento de comunicación habitual y solo organiza ruedas de prensa cuando tengas algo realmente noticiable.
¿A quién invito?
Antes de empezar a lo loco a enviar la convocatoria a todos los medios de comunicación del país hay que tener claro el alcance de la noticia. Y en función de esto centrar los esfuerzos en unos medios o en otros. Es decir, si mi noticia es de alcance local me interesa los medios locales, si es regional los regionales, si es nacional los nacionales y si es internacional los internacionales. Si tengo un bombazo me interesarán todos los medios.
Por otro lado, si es una noticia empresarial que afecta a un sector muy concreto debo centrar mis esfuerzos en los medios de comunicación sectoriales. En algunas ocasiones me pueden interesar medios variados.
Por ejemplo, si convoco una rueda de prensa en Valencia para presentar una película que he rodado en esta ciudad me interesarán los medios de comunicación locales y regionales y los culturales. Si en esta película participa un actor de Hollywood muy famoso tendrán cabida los medios nacionales y puede que incluso los internacionales.
En este sentido, considero que lo fundamental es conocer el alcance de la noticia y trabajar en consecuencia.
Marca unos objetivos de asistencia
Una de las cosas que suelo hacer cuando comienzo con la organización de una rueda de prensa es fijar objetivos reales de asistencia. Con esto quiero decir que analizo el sector, los medios que existen y los que pueden asistir.
Si voy a convocar una rueda de prensa en una ciudad pequeña en la que solo hay 7 medios, no tiene sentido preparar una sala enorme, ya que es posible que vengan 4 o 5 periodistas.
He asistido a muchísimas ruedas de prensa a lo largo de mi trayectoria profesional y por experiencia os digo que es descorazonador encontrarse una sala vacía o con solo dos medios de comunicación como asistentes. Por ello, si nos marcamos unos objetivos realistas será más fácil evitar decepciones si no acuden muchos medios de comunicación.
Antes de la rueda de prensa
El trabajo que realicemos antes de convocar la rueda de prensa es fundamental para garantizar su éxito. Si es una convocatoria muy importante o es la primera que organizamos una es probable que necesitemos prepararla con varias semanas de antelación. Los cinco aspectos siguientes son fundamentales y tendrás que tenerlos en cuenta si quieres que todo salga bien.
1- Espacio
Si ya cuentas con un espacio destinado a las ruedas de prensa en el edificio de tu asociación o entidad puedes saltarte este paso, sino sigue leyendo.
El espacio es muy importante para garantizar el éxito de una rueda de prensa. Lugares muy alejados o mal comunicados pueden espantar a los periodistas. Por ello, si vas a alquilar un espacio ten en cuenta su localización, si tiene acceso fácil, si se puede ir en coche y tiene parking cerca (fundamental para las cadenas de televisión) y si se puede llegar en transporte público.
Por otro lado, ten en cuenta las dimensiones de la sala y elige una sala con un tamaño acorde a los medios de comunicación previstos. Si esperas a diez medios de comunicación y en la sala caben 50 personas parecerá que no ha ido nadie aunque hayamos cumplido con nuestras expectativas.
2- Fecha
Elegir una buena fecha es clave para garantizar una asistencia adecuada a nuestra rueda de prensa. Por experiencia os digo que huyáis de los lunes y los viernes. Además, debéis de tener en cuenta la agenda propia del sector para saber qué semanas o meses son los más adecuados. Sobre el horario lo mejor es que sea por la mañana, entre las 10:00 y las 11:00 horas. Si es antes será demasiado pronto para la prensa escrita y si es más tarde se convertirá en un problema para las radios y las televisiones.
En cualquier caso, nos podemos plantear organizar la rueda de prensa por la tarde si se trata de inauguraciones o temas más festivos.
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3- Convocatoria
La convocatoria de la rueda de prensa debe ser un documento en el que se explique de manera clara y concisa el motivo del acto, el lugar, la hora y las personas que van a intervenir. Si la localización no es muy conocida podemos añadir un plano o las indicaciones para llegar en transporte público.
La convocatoria la podemos enviar unos 10 días antes y después volverla a enviar dos días antes de la rueda de prensa. También podemos hacer una ronda de llamadas a los medios de comunicación para saber si nos pueden confirmar la asistencia. Esto depende mucho del sector y de la importancia de la noticia. Hay muchos medios que no reparten las convocatorias hasta ese mismo día o el día anterior. Además, podemos tener mala suerte y que a última hora surjan otras convocatorias más importantes que la nuestra. Por ello, aunque nos confirmen la asistencia nunca podremos estar seguros de que acudirán hasta el final.
Para facilitar la labor al periodista, debemos pegar el texto en el cuerpo del email. Además, también podemos adjuntarlo en un documento por si lo quieren imprimir. Recuerda que hay que intentar facilitar el trabajo al periodista al máximo.
4- Materiales corporativos
Si es la primera rueda de prensa de una empresa o de una organización se debe entregar un dossier informativo sobre la empresa. También se pueden entregar un cd o un usb con material gráfico si lo consideráis pertinente.
Además, dependiendo del motivo de la rueda de prensa podemos obsequiar a los medios de comunicación con merchandising corporativo como un boligrafo o un usb. Estos obsequios se hacen casi imprescindibles en algunas convocatorias. Por ejemplo, si se trata de la presentación de una nueva bodega es un buen detalle entregar una botella de vino a cada asistente.
5- Guion de la rueda de prensa
Antes de la rueda de prensa debemos de tener claro la persona o personas que van a intervenir. Si es la primera vez que esta persona va a hablar en público podemos preparar con ella la rueda de prensa. También debemos de elaborar un guion para saber quién va a hablar en primer lugar y qué van a decir.
Esto es fundamental si la rueda de prensa trata sobre un tema polémico y delicado. Cuando más preparado tengan el texto los portavoces, mejor saldrá la convocatoria.
En el artículo de la próxima semana encontrarás los pasos a seguir durante la rueda de prensa y qué hacer al finalizar la misma. ¡Gracias por leerme!
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Por favor María quita la barra de compartir en redes sociales del lado izquierdo del artículo pues molesta al leer el post. Interesante artículo. Gracias.
Hola, muchas gracias por el comentario. Estoy en proceso de modificar la web y pronto estará la nueva operativa. Gracias por el apunte.
Saludos
Muy bueno el artículo.
Muchas gracias 🙂
Muy acertado sus orientaciones sobre una rueda de prensa la felicito.
Muchas gracias
muchas gracias por su excelente información
Gracias por el comentario
muchas Gracias!!! incorporare varios Tips!
Qué bien, me alegro mucho! Gracias por tu comentario!
CUALES SON LAS REGLAS BASICAS PARA PODER PARTICIPAR E INTERVENIR EN UNA RUEDA DE PRENSA
Hola, en las ruedas de prensa al final hay un turno de preguntas para los periodistas en el que puedes intervenir.
Saludos
Hola, ¿por qué huir de los lunes y viernes? ¿qué días son más estratégicos para organizar una conferencia de prensa?
Hola, son días de organización de semana, cualquier otro día suele haber una mejor afluencia de público
Saludos