La nota de prensa es uno de los elementos básicos de cualquier plan de comunicación. A diario se escriben y se envían miles de notas de prensa y aunque pueda parecer lo contrario por las nuevas tecnologías, no cae en desuso.

En este blog ya he escrito dos artículos sobre consejos para escribir notas de prensa y errores que hay que evitar. Son dos de los textos más leídos y compartidos. Por ello, quiero recoger en este nuevo artículo todas mis recomendaciones a la hora de escribir y enviar una nota de prensa a los medios de comunicación. Como explico siempre, todos mis consejos están basados en mi experiencia personal tanto redactando notas de prensa como recibiéndolas en diferentes medios de comunicación.

¿Qué es una nota de prensa?

Es el texto que empresas, asociaciones, instituciones o personas individuales envían a los medios de comunicación con la intención de que sea publicado. Las notas de prensa suelen ser acontecimientos noticiables. Por ejemplo, una empresa puede enviar una nota de prensa con el motivo del lanzamiento de un nuevo producto, una asociación lo puede hacer para informar sobre una campaña solidaria y un escritor para dar a conocer su último libro. Hay tantas notas de prensa como temas a tratar.

¿Por qué escribir una nota de prensa?

Las notas de prensa solo se deben escribir cuando haya algo que merezca la pena contar. Uno de los principales errores de las empresas y asociaciones es enviar notas de prensa a los medios de comunicación cuando no tienen nada verdaderamente noticiable.

A las redacciones llegan todos los días decenas de comunicados y los periodistas llegan a saturarse. Por ello, solo hay que escribir una nota de prensa cuando haya algo que consideremos lo suficientemente importante como para que un medio de comunicación nos ceda un espacio.

¿Cómo escribir una nota de prensa?

Escribir una nota de prensa no es tan sencillo como puede parecer. Hay que escribir un texto que enganche al lector. Si te dedicas al mundo del periodismo seguro que has leído notas de prensa mal escritas, incoherentes y con faltas de ortografía. Por ello os dejo varias recomendaciones.

1- Investiga al medio

Este fallo suele ser muy habitual. Por lo general, las empresas realizan envíos masivos de sus notas de prensa sin tener en cuenta el medio de comunicación al que se dirigen. Esto provoca que el mensaje sea totalmente impersonal y que en muchas ocasiones caiga en el olvido.

Cuando redactamos una nota de prensa hay que hacer un rastreo de los medios de nuestro sector. También debemos valorar si nos interesa enviarla a los medios generalistas. Además, hay que tener en cuenta el lenguaje y saber que cada medio tiene su idiosincrasia y que no tendrá el mismo éxito en una publicación digital o en una televisión, por ejemplo.

Por último, si nos tomamos el tiempo de intentar conocer a los periodistas del sector en el que nos movemos y enviamos la nota de prensa personalizada las posibilidades de éxito se multiplican.

2- Estructura la información

Ten clara la idea principal del texto y escríbela en el primer párrafo. Aprovecha el resto de párrafos para añadir información secundaria o accesoria. Si quieres añadir información sobre la compañía o la institución resérvala para el párrafo inferior. Otra opción es incluirla en un dossier de prensa adjunto.

3- Texto conciso

Huye de textos largos y párrafos enormes. Una nota de prensa debe ser clara, amena (dentro de lo posible) y concisa. A los periodistas no nos interesa la paja, así que debes ir al grano. No ocupes más de una hoja porque no lo va a leer nadie a menos que hayas conseguido un avance de calado mundial.

4- Cuidado con los tecnicismos

Si vamos a enviar la nota de prensa a una publicación especializada podemos usar tecnicismos. Sin embargo, si nos dirigimos a una publicación generalista es mejor huir de las palabras rebuscadas. Cuánto más claro, sencillo y entendible sea el texto más posibilidades de éxito tendremos. O como se suele decir en el mundillo periodístico: escribe como si te fueran a leer tus abuelos.

5- No cometas faltas de ortografía

Esto puede parecer algo superado pero es habitual encontrar notas de prensa con faltas de ortografía o errores de puntuación. Si no estás muy habituado a escribir revisa el texto tantas veces como sea necesario y envíalo a otras personas de la organización. Ya sabes que cuatro ojos ven más que dos.

¿Cómo enviar una nota de prensa?

Una vez que tengamos escrito el texto hay que tener en cuenta varias cuestiones a la hora de enviar la nota de prensa.

1- Guarda el documento en formato .doc

Si has trabajado alguna vez en una redacción sabes a lo que me refiero. Seguro que has recibido muchas notas de prensa guardadas en formato pdf o en otros formatos que son difíciles de copiar.

Lo mejor es que envíes la nota en ambos formatos (.doc y .pdf) y que la copies en el cuerpo de texto del email. De esta forma ahorramos al periodista el tener que abrir el documento adjunto. Ya sabéis que el tiempo es oro así que cuántas más facilidades demos a los medios de comunicación más posibilidades tendremos de que nuestra nota de prensa salga publicada.

2- Establece una persona de contacto

Es indispensable establecer una persona de contacto cuando enviemos una nota de prensa. Para ello, escribe en el encabezado del documento o en el pie y también en el email los datos de la persona designada. Puede ser el responsable de prensa o cualquier otra persona que considere la empresa o asociación.

Piensa que no tiene sentido enviar una nota de prensa y que después no haya nadie dispuesto para aclarar dudas o ampliar la información. Puede parecer obvio pero es frecuente que un tema interese en un medio de comunicación y no salga publicado por no poder ampliar la información de la nota de prensa. Los medios de comunicación quieren diferenciarse y por eso, a veces no se limitan a la información que aparece en la nota de prensa. Además, a una radio o a una televisión no le sirve el documento escrito por lo que es posible que requieran a una persona para hacer una entrevista.

3- Adjunta material gráfico

Si adjuntamos fotografías o vídeos tendremos más posibilidades de que nuestra nota de prensa salga publicada. Pero, eso sí, el material gráfico debe ser de calidad. Si no tenemos fotografías o vídeos profesionales es mejor no enviar nada.

¿Cuándo se debe enviar una nota de prensa?

Las notas de prensa deben enviarse de lunes a viernes y en horario de mañana. Lo preferible es entre las 9 de la mañana y la una de la tarde que suelen ser las horas más tranquilas en las redacciones. Esto nos garantiza que los periodistas echen un ojo a nuestra nota de prensa y no se pierda entre decenas de correos electrónicos.

Ya la he enviado, ¿ahora qué?

Hay dos errores que las empresas y las organizaciones cometen a menudo después de enviar una nota de prensa y que molestan especialmente a los periodistas. Por ello hay que evitar cometer estos fallos.

1- No debes llamar al medio para saber si la han recibido

Esto es algo tan habitual como pesado. Cada vez que una empresa redacta y envía una nota de prensa llama a todos los medios de comunicación para comprobar si ha llegado correctamente. Os aseguro que hay redacciones en las que puedes pasar toda la mañana contestando a estas llamadas, lo que provoca una ralentización en el trabajo de los periodistas y no ayuda a crear buenas sinergias con estas empresas.

Mi consejo es llamar al medio de comunicación la primera vez que vamos a enviar una nota de prensa y si esta ha llegado correctamente no llamar más. Si observamos que algunos medios publican nuestras informaciones y otros no, sí podemos volver a llamar al cabo de un tiempo para saber si no reciben nuestros comunicados o es que simplemente no les interesan.

2- ¿Lo vas a publicar?

Junto con ¿cuándo va a salir? son algunas de las preguntas que más nos molestan a los periodistas. Nunca hay que llamar a un medio de comunicación para saber si van a publicar nuestra información. Y mucho menos para tratar de presionar al periodista. Este tipo de llamadas muestran el escaso conocimiento por parte de la empresa del panorama informativo (al menos en la teoría) y puede causar el efecto contrario al esperado.

Con toda esta información queda finalizada esta guía para conseguir una nota de prensa perfecta. Espero vuestras dudas o comentarios en esta entrada o por correo electrónico. ¡Gracias por leerme!

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María Navajas

Soy María Navajas, periodista de formación y vocación. En este blog encontrarás artículos sobre comunicación, periodismo, marketing y redes sociales.

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