Una convocatoria de prensa clara y concisa es fundamental si queremos garantizar el éxito de nuestra rueda de prensa o evento. En muchas ocasiones se prepara durante semanas o incluso meses un acto o una rueda de prensa y se descuida lo más importante para conseguir la asistencia de los medios de comunicación: la convocatoria de prensa.

En este artículo aprenderás a redactar una convocatoria de prensa para conseguir tu objetivo y evitar la sala vacía.

¿Qué es una convocatoria de prensa?

Una convocatoria de prensa es el documento que se envía a los medios de comunicación y periodistas para invitarlos a la celebración de una rueda de prensa, un acto o un evento. Es decir, es esa invitación con la que debemos atraer la atención de los medios de comunicación para conseguir su asistencia.

Por ello, debe ser clara y concisa para explicar correctamente el motivo de la convocatoria. Huye de tecnicismos y de frases o párrafos farragosos. Cuánto más sencilla y concreta sea, más posibilidades tendremos de que sea leída y tenida en cuenta.

No olvides que una convocatoria de prensa no es una nota de prensa. La nota de prensa se envía posteriormente al acto o en ocasiones en las que no queremos o podemos convocar dicho acto.

Cómo redactar notas de prensa

• Guía definitiva para la nota de prensa perfecta –> Pincha aquí.
• Cómo enviar una nota de prensa para que salga publicada –> Pincha aquí.
• Cómo redactar una nota de prensa paso a paso —> Pincha aquí.

¿Para qué sirve una convocatoria de prensa?

La convocatoria de prensa sirve, como su nombre indica, para convocar a los medios de comunicación a una rueda de prensa, un acto o un evento. De su correcta redacción depende en gran medida el éxito del evento. Por ello, recomiendo dedicarle tiempo y mimo.

Es imprescindible trabajar el texto y no hacerlo a último hora. Es habitual trabajar en la rueda de prensa durante semanas y descuidar la convocatoria. Te recomiendo que no lo hagas. Al final, la asistencia  la rueda de prensa puede depender de lo claro y de lo conciso que hayas sido en la redacción de la convocatoria.

Antes de organizar una rueda de prensa y enviar una convocatoria te aconsejo que pienses si realmente es importante. Cada vez cuesta más que los periodistas salgan de las redacciones por lo que si no tienes algo importante que contar, mejor envía una nota de prensa.

Cómo organizar una rueda de prensa

• Guía para organizar una rueda de prensa (parte uno) –> Pincha aquí
• Guía para organizar una rueda de prensa (parte dos) –> Pincha aquí

Cómo redactar una convocatoria de prensa paso a paso

Toda convocatoria de prensa tiene que tener los siguientes elementos:

1- Indica claramente que se trata de una convocatoria de prensa. Pon estas tres palabras en un lugar visible y escríbelas también en el asunto de email.

2- Titular + texto explicativo. Explica correctamente y de manera sencilla y clara el motivo de la convocatoria de prensa. Lo puedes hacer en un titular como si de una nota de prensa se tratase. Es decir, responde en ese titular y en ese párrafo a alguna de las cinco preguntas básicas del periodismo: qué, quién, cómo, dónde y para qué.

3- Incluye quién convoca la rueda de prensa. Si es una empresa, una organización, una institución… Si son varias las entidades que la convocan también debes indicarlo. Además, puedes añadir los logotipos del convocante o convocantes.

4- Quién interviene. Añade quiénes son la persona o personas que intervendrán y sus cargos. Puedes incluir una pequeña bio para conocerlos mejor.

5- Datos prácticos. Explica la fecha y la hora de la convocatoria. Añade también el lugar y si es un espacio poco conocido incluye cómo llegar en transporte público o en vehículo privado.

6- Contacto de prensa. No olvides añadir una persona de contacto para solucionar posibles dudas o peticiones. Esta persona debe estar accesible para los medios de comunicación en los días anteriores y posteriores a la rueda de prensa.

7- Confirmación de asistencia. En algunas ocasiones, cuando se trata de eventos muy especiales o en aquellos en los que se prevé una gran asistencia de periodistas y puede haber problemas de espacio, se suele pedir una confirmación de asistencia. La confirmación puede realizarse por teléfono o por email en los días anteriores al acto.

Cómo enviar una convocatoria de prensa

La convocatoria de prensa debe enviarse por correo electrónico con la antelación suficiente. Para eventos con previsión de mucha asistencia y que requieran confirmación recomiendo enviarla con dos semanas de antelación y enviar un recordatorio la semana previa. Para el resto de ruedas de prensa con una semana de antelación y un recordatorio uno o dos días antes es suficiente.

Recomiendo que la convocatoria de prensa se envíe como documento adjunto en Word o PDF por si los medios de comunicación la quieren imprimir y además en el cuerpo del email. Como ya sabéis, hay que facilitar al máximo el trabajo de los periodistas.

Además, podéis adjuntar también un dossier de prensa sobre la empresa, organización o institución para que los periodistas puedan ampliar la información.

Espero que este artículo os haya resultado útil y como siempre estoy a vuestra disposición en los comentarios y por email. ¡Gracias por leerme! 🙂

• Acerca de
• Últimas entradas

Sígueme

María Navajas

Soy María Navajas, periodista de formación y vocación. En este blog encontrarás artículos sobre comunicación, periodismo, marketing y redes sociales.

Sígueme

Últimas entradas de María Navajas (ver todo)

• Hablar en público. Tips y consejos para hacerlo con éxito - 28 septiembre, 2021
• Cómo hacer un plan de comunicación interna adaptado a la Covid-19 - 7 enero, 2021
• Endomarketing: qué es y por qué lo necesito - 8 noviembre, 2020