Cómo hacer un plan de comunicación adaptado a la Covid-19

El plan de comunicación debe ser nuestra hoja de ruta a seguir cuando trabajemos la comunicación de nuestra empresa, marca o producto. En él debemos poner por escrito todas las actividades e iniciativas que emprenderemos durante el año, así como los objetivos que la compañía persigue con él.

Por ello, el plan de comunicación es clave para poder desarrollar una buena estrategia de comunicación tanto interna como externa. Es un documento que se suele presentar a principios de año, aunque depende de los tiempos y de la forma de trabajar de cada empresa. Al plan de comunicación debemos dedicarle bastante tiempo por lo que ahora mismo deberíamos estar trabajando en él o dándole los últimos retoques.

Aquí tienes una guía para hacer un buen plan de comunicación interna. Sin embargo, desde que en 2020 apareciera la pandemia provocada por la Covid-19 nuestra forma de trabajar ha cambiado. Y por ello necesitamos nuevas herramientas para crear un plan de comunicación interna que se adapte a la nueva situación.

Tabla de contenidos

¿Qué hay que tener en cuenta antes de crear un plan de comunicación interna?

Analiza la empresa

Es imprescindible saber en qué situación está la empresa en la actualidad. No será lo mismo si una buena parte de los empleados está en ERTE o en activo. Hay empresas que han sufrido mucho por la pandemia, que han tenido que hacer despidos, mientras que otras se han visto reforzadas. Por ello, hay que analizar y conocer la situación interna de la empresa antes de ponernos a crear el plan de comunicación.

A quién nos dirigimos

Todas las empresas no son iguales. Hay compañías que tienen a todos sus empleados en oficinas, con acceso diario al email y a un ordenador. Otras empresas, por ejemplo un supermercado, tienen a una parte importante de su plantilla en contacto directo con el público y sin acceso a un ordenador.

Además, el público de la empresa es muy variado. Podemos encontrar desde becarios hasta directivos, por lo que es imprescindible saber cómo dirigirnos a cada uno de ellos. Segmentar por públicos objetivos es una de las claves de la buena comunicación.

Presupuesto y medios

La comunicación interna suele ser la hermana pequeña de la comunicación externa y por ello, el presupuesto y los medios con los que cuentan son menores. Sin embargo, una de las cosas buenas que nos ha traído la pandemia por la Covid-19 es el renacer de la comunicación interna. Y esto tenemos que aprovecharlo para pedir más y mejores de medios de trabajo.

En cualquier caso, antes de crear el plan de comunicación interna debemos saber cuántas personas pueden dedicarse a ello y de cuántos recursos económicos disponemos. Esto será fundamental para realizar unas actividades u otras.

Objetivo

¿Qué objetivo persigo con el plan de comunicación interna? Los objetivos tradicionales de la comunicación interna son informar y motivar a los trabajadores, así como fomentar la sensación de pertenencia a la empresa y el compromiso de todos los empleados.

Sin embargo, en este año tan especial hay objetivos extra. Por ejemplo, hay muchas empresas que tienen a sus empleados en remoto con las dificultades que eso entraña para incrementar el compromiso los empleados. Muchas empresas han tenido que incorporar a nuevos empleados que ni siquiera han visitado las instalaciones ni conocen a sus compañeros. Otras empresas ha sufrido situaciones dolorosas como los ERTE o despidos que han dejado tocados a la plantilla. Por ello, hay que fijarnos un objetivo principal y varios secundarios teniendo en cuenta la situación actual.

Anticiparse a las crisis

Muchas crisis no se pueden prever pero otras sí. Por eso, anticiparnos garantizará tener un mayor éxito o incluso conseguir que la crisis desaparezca antes de iniciarse. Además de un plan de comunicación, también es indispensable que las empresas cuenten con un plan de crisis.

5 claves del plan de comunicación interna en 2021

Priorizar y segmentar la información

Informar a los empleados es uno de los objetivos de la comunicación interna. Sin embargo, durante la pandemia hemos visto un exceso de información. No hay que informar por informar, sino priorizar la información, distinguir lo importante de la paja y saber qué es lo que le interesa a mi público. Además, como podéis leer antes, también es necesario segmentar por públicos objetivos. No todos los empleados deben recibir la misma información o el mismo enfoque.

Teletrabajo

Seguro que habéis leído mil veces que el teletrabajo ha venido para quedarse. Y puede que así sea. Por ello, hay que plantearnos una nueva realidad si nuestra empresa ha pasado de tener la mayoría de su actividad presencial a tenerla en remoto. Lo que habíamos hecho hasta ahora ya no sirve. Por eso el plan de comunicación de 2021 debe tener en cuenta esta nueva realidad.

Apuesta por formatos online pero no pretendas hacer las mismas actividades de años anteriores por videollamada. Hay actividades que necesitan de la presencia de los empleados por lo que es mejor no programarlas y dejarlas para años posteriores.

Reconectar equipos

Como ya os dije aquí, uno de los retos de la comunicación interna es conseguir que los equipos vuelvan a estar conectados entre sí. Llevamos 10 meses sin ver a muchos de nuestros compañeros de trabajo y esto pasa factura. Por ello, una de las claves del plan de comunicación para este año es realizar actividades que permitan a los empleados volver a tener esa conexión sin estar en la oficina.

Recuperar la motivación

Después de 10 meses de pandemia, y aunque tengamos la esperanza de la vacuna, es normal que nos sintamos desmotivados. Por esta razón, hay que recuperar la motivación de los empleados. Para ello, podemos apoyarnos entre todos, contar con un servicio de atención psicológica, fomentar planes de vida saludables, conciliar y respetar horarios, etc…

Incorporación a la empresa en remoto

Durante 2020 hay muchos empleados que se han marchado de la empresa y otros que se han incorporado totalmente en remoto. Ni siquiera han visitado las oficinas ni conocen a sus compañeros de equipo. Las videollamadas pueden intentar suplir esta carencia pero nunca conseguirán el mismo efecto. Por ello, hay que prestarles mucha más atención y los responsables de selección y de experiencia del empleado deben estar más atentos que nunca. No podemos dejar que los nuevos empleados se sientan solos.

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Ejemplos de actividades

Las actividades que podemos tener en cuenta en nuestro plan de comunicación interna son muchas. Aquí tienes algunos ejemplos:

Vídeos: el formato vídeo ha ganado mucha popularidad en la pandemia. Los propios empleados pueden contar sus vivencias en la pandemia, la incorporación a la empresa, etc…
Cafés virtuales: es un formato que tiene éxito en muchas empresas. Un empleado, que suele ser un directivo o un especialista de la compañía habla de su trayectoria y de sus proyectos en un ambiente distendido con otros compañeros que pueden hacerle preguntas.
Concursos de fotografías, dibujos, etc… Descubre las habilidades de tus compañeros.
Informa de manera diferente: añade las infografías, los vídeos, copia el lenguaje de las redes sociales, atrévete a hacer cosas diferentes.
Implica a los líderes de la empresa: serán tus mejores aliados para trasmitir el mensaje y conseguir los objetivos.

Y por último… mide todas tus acciones

Medir y tener KPI es fundamental. Además, esto nos dará fuerza cuando presentemos nuestros planes de comunicación a dirección. Hay que saber cuál es el retorno de la inversión. Por ello, mide absolutamente todo lo que puedas y compara con actividades similares o años anteriores.

Espero que os haya resultado útil. Podéis dejarme aquí vuestra dudas. Gracias por leerme 🙂