Organizar un evento que resulte exitoso no es tarea fácil. Por ello, en este artículo vamos a descubrir paso a paso cómo organizar un evento que nos ayude a alcanzar nuestro objetivo. Y, precisamente, tener claro el objetivo de nuestro evento y por qué lo organizamos resulta clave para su correcto desarrollo.

Se pueden organizar eventos de todo tipo: familiares, empresariales, deportivos, solidarios, comunicativos,… etc. A menudo, muchos eventos tienen varios objetivos. Por ejemplo, pueden ser deportivos y solidarios como un partido de fútbol para recaudar fondos para una causa benéfica.

En este artículo nos vamos a centrar en los eventos cuyo propósito es la comunicación de algo, es decir, de un nuevo producto, una nueva marca, una campaña, etc.

Cómo organizar un evento con éxito paso a paso

Antes de ponernos a organizar nuestro evento conviene que respondamos a algunas de las siguientes preguntas.

¿Por qué quiero organizar un evento?

¿Cuál es el objetivo que persigo? ¿Por qué quiero organizar un evento? Tener claro este punto es fundamental. Una vez que sepamos nuestro propósito nos resultará mucho más fácil poder llevarlo a cabo.

En los eventos comunicativos, por lo general, se convocan para presentar nuevos productos y marcas, colaboraciones con personajes públicos, etc.

¿Qué presupuesto tengo?

El presupuesto también es uno de los temas más importantes que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento. En función del presupuesto que tengamos podemos decidir el número de invitados, el espacio, la duración, etc…

¿A quién se dirige el evento?

Otra de las cuestiones fundamentales es saber a quién nos queremos dirigir con el evento. No es lo mismo que se trate de un público familiar, que sean empleados de la marca, que sean consumidores, etc… Delimitar la lista de invitados nos ayudará a poder desarrollar el evento con éxito.

Cuando hablamos de eventos comunicativos se suele invitar a periodistas, influencers y personajes públicos.

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Antes del evento

Los eventos se dividen en tres partes, el trabajo que se realiza antes, el día del evento y el post evento. Las tres partes son importantes aunque es cierto que el trabajo previo es fundamental para conseguir un evento exitoso.

Para comenzar, debemos elaborar el briefing. Es un documento que tenemos que preparar con tiempo y dedicación previamente al evento. En él debemos determinar la fecha del evento, la ubicación, número de invitados, el objetivo y el concepto del evento. Será nuestra guía a seguir durante el pre evento.

La fecha

La fecha elegida es también uno de los pasos que tenemos que pensar detenidamente. Hay eventos que tienen fechas ya fijadas como los navideños, pero hay otros en los que una mala fecha nos puede arruinar el acontecimiento con una baja asistencia. Por ello, debemos tener en cuenta que los eventos profesionales deben hacerse entre semana y los familiares en fin de semana. Si vamos a presentar un producto hay que evitar los viernes y los meses de julio y agosto.

Analiza bien tu evento y elige la fecha en la que creas que vas a tener un mayor impacto. Y una vez elegida ve con ella hasta el final a no ser que debas cancelar o cambiar tu evento por cuestiones de fuerza mayor.

El espacio

Elegir una buena ubicación es también una de las cuestiones más importantes. Si no tienes un espacio predeterminado este paso es esencial. Busca diferentes opciones y visita los espacios.

Una de las claves es que tenga una mayor capacidad de la que esperas para evitar sentirte desbordado si asiste más gente, pero, no mucho mayor. No hay nada peor que un evento en un espacio tan grande que parezca semi vacío. 

Los invitados

Elegir bien la lista de invitados es otra de las claves para organizar un buen evento. Hay veces que la lista de asistentes la tenemos clara, por ejemplo si es un evento con empleados y vamos a invitar a todos. Pero otras veces, son eventos de mucha envergadura en los que tenemos que decidir con tiempo a quién vamos a invitar y a quién no.

Hacer las invitaciones con tiempo y controlar la asistencia también nos ayudará a elegir un espacio adecuado a la cantidad de asistentes.

El guion del acto

Un evento necesita un buen guion. No dejes para el final el guion del acto y decide quiénes van a intervenir, en qué orden, con qué duración y qué van a decir. Prepara vídeos, presentaciones y fotos con tiempo. Y, en grandes eventos, ensaya antes todo lo que puedas.

Para conseguir que el evento sea un éxito es fundamental contar con un buen guion que evite actos largos, espacios y discursos soporíferos. Recuerda, lo bueno, si breve dos veces bueno. 

Los eventos más grandes se tardan meses en preparar. No dejes nada al azar e intenta preparar con tiempo todo lo que puedas. La planificación y la organización son fundamentales para conseguir un buen evento. Espero que te haya resultado útil y en el próximo artículo te cuento qué hacer durante y después del evento.

Gracias por leerme 🙂 

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María Navajas

Soy María Navajas, periodista de formación y vocación. En este blog encontrarás artículos sobre comunicación, periodismo, marketing y redes sociales.

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