La comunicación es importantísima en cualquier proyecto. Es la manera que tenemos de transmitir a los demás nuestros servicios o nuestros productos. Gracias a la comunicación llegamos a nuestro target, a nuestro público. Por ello, considero que cualquier empresa debería tener un plan de comunicación definido.

Si todavía no has creado este plan debes ponerte a ello. En este artículo te dijo explico cómo diseñar este documento en cinco sencillos pasos.

¿Qué es un plan de comunicación?

El plan de comunicación es un documento en el que se recogen todas aquellas acciones y estrategias de la empresa dirigidas a mejorar su comunicación con el exterior y con el interior de la empresa.

En este sentido, la comunicación de una empresa se divide en la comunicación interna y la externa. Ambas son muy importantes para el correcto funcionamiento de una organización. En artículos anteriores del blog te conté cómo hacer un plan de comunicación interna aquí y aquí. Te recomiendo su lectura si estás interesado en elaborar un plan de comunicación interna, porque en este artículo me centraré en la comunicación externa.

La comunicación externa es la que se dirige principalmente a los medios de comunicación. Y por eso es tan importante. Los medios de comunicación son un gran altavoz por lo que si conseguimos que se hagan eco de nuestras informaciones habremos llegado a un gran número de personas.

¿Cuál es nuestro objetivo?

Antes de comenzar debemos de identificar el objetivo de la empresa. Es decir, debemos de saber si queremos dar a conocer una empresa de reciente creación, reconducir la comunicación de la organización tras una crisis, informar sobre una nueva línea de producción, etc.

Una vez que tengamos claro nuestro objetivo será mucho más fácil diseñar y poner en marcha las diferentes acciones.

Cómo crear un plan de comunicación en cinco pasos

Para elaborar un plan de comunicación externa exitoso te recomiendo seguir estos cinco pasos. Según nuestros objetivos podemos hacer más hincapié en unos o en otros pero todos son necesarios para elaborar un buen plan que nos guíe para conseguir nuestros propósitos.

1- Prepara material informativo

Antes de darnos a conocer al exterior conviene tener preparado diferente material informativo:

  • Dossier de prensa: crea un dossier de prensa en el que cuentes la trayectoria de la empresa, a que os dedicáis, los objetivos, datos relevantes, premios, productos destacados, expansión territorial, etc… Si os interesa leer el dossier de prensa de una compañía importante os dejo el enlace del documento de Inditex. 
  • Fotografías y vídeos: haz una sesión de fotos de los productos o de la empresa o prepara un vídeo. Pueden ser interesantes para dar a conocer vuestro proyecto.

2- Crea una base de datos de medios de comunicación

Primero debes de pensar a qué medios quieres dirigirte. ¿Te interesan los medios generalistas? ¿O prefieres medios especializados en tu sector? A partir de ahí elabora una base de datos con los medios de comunicación que te interesan. Llama uno por uno a cada medio, preséntate al periodista que lleva la información del sector de tu empresa y quédate con su contacto.

3- Elabora una estrategia de acciones puntuales

En tercer lugar te recomiendo crear una estrategia de acciones puntuales. En estas acciones se incluyen las ruedas de prensa o los eventos. Según cuáles sean tus objetivos puedes organizar una rueda de prensa, un desayuno informativo, un evento, una reunión, etc. Piensa y diseña una estrategia a medio y largo plazo y ponla en práctica.

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4- Notas de prensa

Las notas de prensa son fundamentales en un plan de comunicación externa. Es la forma que tenemos de dirigirnos a los medios de comunicación. Las notas de prensa se pueden elaborar con diferentes motivos pero siempre hay que valorar si es algo noticiable, porque de lo contrario los medios no la publicarán. Por ejemplo, se pueden enviar notas de prensa cuando un nuevo producto sale al mercado, con motivo de la expansión de una empresa, una fusión, etc…

Pero si de verdad queremos que nuestra nota de prensa tenga éxito entonces debemos aprovechar las perchas informativas. Por ejemplo, si tengo una bodega de vino, puedo enviar una nota de prensa coincidiendo con la época de la vendimia o si me dedico a fabricar trajes de novia puedo hacer lo propio en mayo que es cuando comienza la temporada de las bodas.

También hay otros momentos que se convierten en perchas informativas a partir de sucesos puntuales. Por ejemplo, si soy una empresa de informática puedo aprovecha cuando se produzca un ataque con un antivirus a nivel nacional o internacional.

Si queréis ampliar la información sobre las notas de prensa os recomiendo la lectura de estos artículos:

5- Evaluación

No una buen plan de contenidos si al final no hacemos una evaluación para saber qué acciones han funcionado mejor y cuáles debemos modifica y eliminar. En lo referente a los medios de comunicación debemos elaborar un clipping en el que recojamos las veces que la empresa o el producto ha salido en los diversos medios de comunicación.

Espero que este artículo os haya resultado útil. Como siempre me encanta leer vuestras dudas o comentarios, ya sabéis que contesto a todos siempre. Muchas gracias por leerme 🙂

 

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María Navajas

Soy María Navajas, periodista de formación y vocación. En este blog encontrarás artículos sobre comunicación, periodismo, marketing y redes sociales.
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